こんにちは、川畑です。
最近、このブログの更新をなるべく毎日しようと思ったのですが、するとやっぱり少しでも多くの人にこのブログを知って欲しいということで、Instagramも始めることにしたんですね。
こんなふうに、新しく始めた「今後もコツコツ続けていくもの」って、仕事してるといっぱい出てくると思うんですね。
で、継続するときに一番大事なことって、「クオリティを保ちつつ、いかに作業時間を削るか」だと思うんですよね。
そこで今回、新しい仕事を始めるときに、筆者が取り組んでる「まずやるべき作業時間の短縮方法」を３つご紹介したいと思います。
作業時間の短縮方法１．ユーザー辞書を活用する
まず１つ目の作業時間の短縮方法は、「ユーザー辞書の活用」です。
僕は新しい習慣に取り組むとき、必ずと言って良いほどユーザー辞書の活用を検討します。
例えば僕は、Twitterに毎日呟いてるのですが、ほぼ全てのツイートにタグを５〜６つ以上つけてるんですよね。
毎回６つもタグをつけるとなると、意外と時間がかかって結構面倒なのですが、僕の場合はこのユーザー辞書を使って時間短縮しています。
具体的には、「タグ」と打つと「#発達障害 #アスペルガー #ASD #ADHD #」と変換して出るようになってるので、あとはここに２〜３のタグを追加して、ツイートしています。
今回はツイートを例にしましたが、メールを先方に返信する時とか、ビジネスでいろんな場面で、ある程度の決まった形というのがあると思うんですよね。
そういうのはガンガン辞書登録していって、チョロっと文字を打つだけでそれが出てくるようにすると、マジで作業が格段に上がりますよ。
ユーザー辞書はWindows、macの両方にあるので、ぜひやってみてください。
作業時間の短縮方法２．雛形を用意する
続いて２つ目にご紹介する、作業時間の短縮方法は「雛形を用意」です。
これは１つ目の方法にも通ずる話なのですが、雛形化、テンプレート化、固定化できるものは、どんどんやっていくと良いです。
実際に僕の場合は、「メールの返信は、この文言から入るようにする」とか、「インスタに投稿するときはこういう形と決める」とか、もう形を決めてるんですよね。
すると、雛形化することで考えずに済むことっていうのがたくさん出てくるので、その分楽に作業を完了させることができます。
僕はこの”仕事の雛形化”っていうのをいつも考えていて、できそうなところはどんどん固定化することで、作業時間を短縮させています。
ぜひあなたも、仕事の中で雛形化できるところはないかを探してみてください。
作業時間の短縮方法３．便利アプリを探す
最後にご紹介する作業時間の短縮方法は、「便利アプリを探す」です。
今のご時世、本当に便利なアプリやツールってたくさんあるんですよね。
僕はアプリやツールが大好きなんですね。
僕は新しい仕事を始める時とか「こういう風に作業を楽にしてくれるアプリないかなぁ」って思って探したら、だいたいその願いを叶えてくれるアプリってあるんですよね。
例えばTwitterに関しても、ショートカットキーでパッとツイート内容を編集できる画面が出てきて、そこにツイート内容を書き込んだら、そのまますぐツイートできてしまうアプリはないかなぁって思ったんですよね。
というのも、僕は普段ずっとMacのPCを触ってるので、macからツイートする方が便利だなと思ったのですが、デフォルトの状態でmacからツイートしようとすると
「Google Chromeを立ち上げる」⇒「Twitterを開く」⇒「ツイート画面を開く」⇒「ツイート内容を入力する」⇒「ツイートするボタンをクリックする」
と、５つも作業工程があるんですね。でも僕が見つけた「TweetShot」というアプリを使えば
「ショートカットキーでツイート画面を瞬時に開く」⇒「ツイート内容を入力する」⇒「ショートカットキーでツイートを完了させる」
と、作業工程を半分ぐらいにカットできるんですね。作業時間にして、１ツイートあたり10秒ぐらいの差があります。
1日1ツイートすることを考えたら、１ヶ月で５分、１年間で１時間も時間を節約できる 計算になります。実際にはもっとツイートするので、１年で２〜３時間も節約できるんですね。
２〜３時間もあれば、薄めの本であれば１冊読み切れますよね。こんなふうに、便利アプリを導入すると、それだけ人生に幸せをもたらしてくれるんですね。
マジで便利アプリめちゃくちゃいっぱいあるんで、ぜひ用途にあったものを探してみてください。
まとめ：作業時間の短縮は、楽しい
僕は作業効率化オタクなんですよね。
なぜなら先ほどもお伝えした通り、１つの方法を見つけるだけで、１年あたり２〜３時間の節約をすることができるからです。
５つ方法を見つけたら１０〜１５時間も節約できるのです。短いゲーム１本クリアできちゃいますw
だから作業時間を短縮できる方法を考えるのも楽しいし、良いアプリを見つけるとすごく嬉しいんですね。（ちなみに僕は良いアプリを見つけたら、割と積極的に課金するようにしてます。）
この作業効率を高めることの快感を、ぜひあなたにも知って欲しいw
なので、今日ご紹介した３つの観点で、作業を効率化できるところはないか、ぜひ探してみてくださいね。
きっとあなたの時間を節約する方法が、見つかるはずですよ。
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