時間管理をマスターするなら3つのアプリを使いこなせ!川畑流のテレワーク術

パソコン&スマホ

こんにちは。川畑です。

今回の記事では、僕の仕事の生産性が8倍上がった時間管理術についてお伝えしていきます。

今でこそこんな記事を書いていますが、僕が独立してテレワークで仕事をもらった当初は、たった2つのお仕事を抱えるだけで頭がパンクしてたんですよね。(いやマジで。)

どう進めればいいのか全く分かりませんでした😨

どんだけマルチタスク苦手やねん!

そんな僕だったのですが、いろんな試行錯誤を重ねていった結果、今でも常時5〜6個ぐらいプロジェクトを同時並行で進められるようになったので、

「複数の仕事を抱えた時に、どうやって進めたらいいかわからない」

「頑張ってるのにいつも締め切りに追われてしまう」

といったお悩みを抱えている方には、すごく役に立つ話ができるかと思います。

川畑が実際に使っている時間管理用のアプリ3つ

実際に川畑が時間管理をする上で使っているアプリは、以下の3つです。

  • Googleカレンダー
  • Evernote(エバーノート)
  • Trello(トレロ)

いや、この3つはマジで優秀。しかも無料で使えるのが信じられん。

ただ、このアプリを3つインストールしただけでは、当然時間管理マスターにはなれません。

そこで、この3つのアプリをどのように使って、仕事を進めているのかをご説明していきますね。

時間管理アプリ①:Googleカレンダーの使い方

まず、Googleカレンダーの使い方から説明しましょう。

これはもう明白で、“スケジュール”を管理するために使います。

例えば「○月×日△時〜・打ち合わせ」みたいなやつです。

打ち合わせ以外にも

  • 家族との行事
  • セミナー開催日
  • 趣味のイベント(スポーツの大会とか)

といったものを記録しています。

僕の場合は、スケジュール管理とタスク管理は、別のアプリでやるべきだと考えています。

タスクは、そのスケジュールに間に合うように行うべき作業でして、それを管理するのにはGoogleカレンダーは向かないんですよね。(ちなみにタスク管理はTrelloでやってます。)

逆にタスク管理をGoogleカレンダーでやっちゃうと、ちょろっとタスクの順番を入れ替えたり、中身を書き換えたりするだけでえらい面倒くさくなるので、これもむいてません。

スケジュール管理向きのアプリ、タスク管理向きのアプリって、それぞれ違うので、別々で使った方が最終的に効率はめちゃくちゃ上がっていきます。

ですから、スケジュール関係を管理するときはぜひGoogleカレンダーを使ってくださいね。

Windows標準の「カレンダー」にGoogleカレンダーを同期させる方法はコチラ

mac標準アプリの「カレンダー」とGoogleカレンダーを同期させる方法はコチラ

↓ダウンロードはこちら↓

時間管理アプリ②:Evernote(エバーノート)

続いて2つ目にご紹介する時間管理アプリは、「Evernote(エバーノート)」です。

Evernoteはとても有名なので知ってる人も多いと思いますが、もともと時間管理用ではなくて「メモ用」のアプリですよね。

ですから僕も、Evernoteは時間管理以外にも、打ち合わせの議事録を書いたり、メモをさっと書くなど、いろんなことに使っています。

そして当然、時間管理にも役立ってくるわけですね。(Evernote以外のメモ系アプリでもOKです。)

じゃあ実際に、Evernoteを時間管理する上でどういうふうに使っているのか。

それは「セルフ週報」です。

よく会社とかでも、週の始めや終わりに上司とかに提出するのに使われますよね。

それを、自分に向けて週報を書いていくのです。

セルフ週報で何を書いているのかというと、

  • 1週間前の振り返り
  • 今週やるべきToDoリストの洗い出し

この2つだけを、Evernoteにメモる形でやっています。

僕はセルフ週報を2年以上続けておりますが、このセルフ週報を書き始めてからタスク管理、時間管理がみるみる上達していきました。

このセルフ週報は「時間管理が苦手」「何をやったら良いか分からなくなる」と悩んでる方であれば、その問題をシュパッと解決できるので、ぜひ取り組んでいただきたいです。

セルフ週報については、また別の機会に詳しく説明しますね。

↓Evernoteをダウンロードする方はこちら↓

時間管理アプリ③:Trello(トレロ)

続いて3つ目にご紹介する時間管理アプリは、「Trello(トレロ)」です。

僕はTrelloを、月曜〜日曜までのやることリストを、↓の図のような感じで管理しています。

このように、月曜〜日曜に分けてそれぞれタスクを振り分けています。

Trelloはタスクの状況を、パッと見てすぐわかる状態にできる上、1つ1つのタスクもドラック&ドロップで簡単に動かすことができます。めっちゃ便利です。

僕はこのように、Googleカレンダーでスケジュールを記録しておきながら、EvernoteとTrelloの2つで日々のタスクを管理しています。

時間管理で最も重要なのは「セルフ週報」

さて、僕的な時間管理に向いた神アプリを3つご紹介しました。

リアルに僕が、普段時間管理をする上で使用しているアプリたちです。

この記事でご紹介したような、3つのアプリの使い方を確立してから、ほとんどタスク漏れ、締め切りを過ぎてしまう、という事態を防げるようになりました。

特に時間管理において最も重要なのは「セルフ週報」です。

1週間単位で、毎週必ずPDCAを回していくと、時間の使い方がどんどん良くなっていきます。

次回の記事で、僕なりのセルフ週報のやり方についてご紹介していきますので、ぜひ楽しみにしていてくださいね😊

ではでは!

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