こんにちは。川畑です。
今回の記事では、僕の仕事の生産性が8倍上がった時間管理術についてお伝えしていきます。
今でこそこんな記事を書いていますが、僕が独立してテレワークで仕事をもらった当初は、たった２つのお仕事を抱えるだけで頭がパンクしてたんですよね。（いやマジで。）
どう進めればいいのか全く分かりませんでした😨
どんだけマルチタスク苦手やねん！
そんな僕だったのですが、いろんな試行錯誤を重ねていった結果、今でも常時５〜６個ぐらいプロジェクトを同時並行で進められるようになったので、
「複数の仕事を抱えた時に、どうやって進めたらいいかわからない」
「頑張ってるのにいつも締め切りに追われてしまう」
といったお悩みを抱えている方には、すごく役に立つ話ができるかと思います。
川畑が実際に使っている時間管理用のアプリ３つ
実際に川畑が時間管理をする上で使っているアプリは、以下の３つです。
- Googleカレンダー
- Evernote（エバーノート）
- Trello（トレロ）
いや、この３つはマジで優秀。しかも無料で使えるのが信じられん。
ただ、このアプリを３つインストールしただけでは、当然時間管理マスターにはなれません。
そこで、この３つのアプリをどのように使って、仕事を進めているのかをご説明していきますね。
時間管理アプリ①：Googleカレンダーの使い方
まず、Googleカレンダーの使い方から説明しましょう。
これはもう明白で、“スケジュール”を管理するために使います。
例えば「○月×日△時〜・打ち合わせ」みたいなやつです。
打ち合わせ以外にも
- 家族との行事
- セミナー開催日
- 趣味のイベント（スポーツの大会とか）
といったものを記録しています。
僕の場合は、スケジュール管理とタスク管理は、別のアプリでやるべきだと考えています。
タスクは、そのスケジュールに間に合うように行うべき作業でして、それを管理するのにはGoogleカレンダーは向かないんですよね。（ちなみにタスク管理はTrelloでやってます。）
逆にタスク管理をGoogleカレンダーでやっちゃうと、ちょろっとタスクの順番を入れ替えたり、中身を書き換えたりするだけでえらい面倒くさくなるので、これもむいてません。
スケジュール管理向きのアプリ、タスク管理向きのアプリって、それぞれ違うので、別々で使った方が最終的に効率はめちゃくちゃ上がっていきます。
ですから、スケジュール関係を管理するときはぜひGoogleカレンダーを使ってくださいね。
Windows標準の「カレンダー」にGoogleカレンダーを同期させる方法はコチラ
mac標準アプリの「カレンダー」とGoogleカレンダーを同期させる方法はコチラ
↓ダウンロードはこちら↓
時間管理アプリ②：Evernote（エバーノート）
続いて２つ目にご紹介する時間管理アプリは、「Evernote（エバーノート）」です。
Evernoteはとても有名なので知ってる人も多いと思いますが、もともと時間管理用ではなくて「メモ用」のアプリですよね。
ですから僕も、Evernoteは時間管理以外にも、打ち合わせの議事録を書いたり、メモをさっと書くなど、いろんなことに使っています。
そして当然、時間管理にも役立ってくるわけですね。（Evernote以外のメモ系アプリでもOKです。）
じゃあ実際に、Evernoteを時間管理する上でどういうふうに使っているのか。
それは「セルフ週報」です。
よく会社とかでも、週の始めや終わりに上司とかに提出するのに使われますよね。
それを、自分に向けて週報を書いていくのです。
セルフ週報で何を書いているのかというと、
- 1週間前の振り返り
- 今週やるべきToDoリストの洗い出し
この２つだけを、Evernoteにメモる形でやっています。
僕はセルフ週報を2年以上続けておりますが、このセルフ週報を書き始めてからタスク管理、時間管理がみるみる上達していきました。
このセルフ週報は「時間管理が苦手」「何をやったら良いか分からなくなる」と悩んでる方であれば、その問題をシュパッと解決できるので、ぜひ取り組んでいただきたいです。
セルフ週報については、また別の機会に詳しく説明しますね。
↓Evernoteをダウンロードする方はこちら↓
時間管理アプリ③：Trello（トレロ）
続いて３つ目にご紹介する時間管理アプリは、「Trello（トレロ）」です。
僕はTrelloを、月曜〜日曜までのやることリストを、↓の図のような感じで管理しています。
このように、月曜〜日曜に分けてそれぞれタスクを振り分けています。
Trelloはタスクの状況を、パッと見てすぐわかる状態にできる上、１つ１つのタスクもドラック＆ドロップで簡単に動かすことができます。めっちゃ便利です。
僕はこのように、Googleカレンダーでスケジュールを記録しておきながら、EvernoteとTrelloの２つで日々のタスクを管理しています。
時間管理で最も重要なのは「セルフ週報」
さて、僕的な時間管理に向いた神アプリを３つご紹介しました。
リアルに僕が、普段時間管理をする上で使用しているアプリたちです。
この記事でご紹介したような、３つのアプリの使い方を確立してから、ほとんどタスク漏れ、締め切りを過ぎてしまう、という事態を防げるようになりました。
特に時間管理において最も重要なのは「セルフ週報」です。
1週間単位で、毎週必ずPDCAを回していくと、時間の使い方がどんどん良くなっていきます。
次回の記事で、僕なりのセルフ週報のやり方についてご紹介していきますので、ぜひ楽しみにしていてくださいね😊
ではでは！
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